E-Mails senden - so geht's!

Die Betreffzeile

Die Betreffzeile ist der erste Hinweis, ob eine E-Mail für den Empfänger relevant ist. Sie soll deshalb zutreffend, kurz und aussagekräftig sein.

Der Inhalt

Der wesentliche Inhalt, den Sie dem Empfänger mitteilen möchten, sollte auch im Nachrichtenteil der E-Mail stehen und nicht als Anhang verschickt werden. Die Informationen, die im Nachrichtenteil stehen, kann der Empfänger auf jeden Fall und im Allgemeinen sofort sehen. Schreiben Sie hier genau das, was in der E-Mail an Informationen übermittelt werden soll. Vermeiden Sie Weiterleitungen a la »Zur Kenntnisnahme«. Vermeiden Sie auch, einen Dateianhang zu senden, wenn die gleiche Information direkt im Text der E-Mail erscheinen kann. Verwenden Sie einen Dateianhang nur, wenn der Empfänger genau diese Datei benötigt, weniger die darin enthaltene Information.

Dateianhänge

Stellen Sie sich zuerst die Frage, ob der Dateianhang notwendig ist. Soll der Empfänger nur eine einzelne Information erhalten, schreiben Sie diese direkt in den Nachrichteninhalt. Bsp.: »Sehr geehrter Herr Schmidt, der Termin wurde auf den 26. September 2008 verschoben. Mit freundlichen Grüßen Ihr D. August«.

Vermeiden Sie auf jeden Fall, eine Word- oder PowerPoint-Datei zu versenden. Warum?

  • Microsoft-Word- und -PowerPoint-Dateien können Viren enthalten.
  • Sie können nicht sicher sein, dass der Empfänger das Dokument in der Weise angezeigt bekommen, wie Sie es auf dem Bildschirm sehen, vielleicht ist es nicht einmal lesbar.
  • Die Dateien enthalten empfindliche und/oder peinliche Informationen über die Autoren, Passagen, die Sie gelöscht haben, können restauriert werden.
  • Die Formate sind geheim und proprietär. Ihre Verwendung übt Druck auf die Empfänger aus, Microsoft-Software zu benutzen, und führt dazu, dass ihnen keine Alternative bleibt. Damit werden Sie zu einer Stütze des Microsoft-Monopols. Dieses Problem ist ein Haupthindernis der breiten Akzeptanz von freier Software.

Vermeiden Sie gleichfalls, einen Text auszudrucken, auf dem Papier unterschreiben zu lassen und anschließend dieses Papier wieder einzuscannen. Damit wird Ihre Information maschinenunlesbar und nicht mehr benutzbar für Menschen mit Behinderung! Außerdem erhöht sich die Wartezeit beim übertragen der E-Mail bei Ihnen und — das ist deutlich schwerwiegender — der Empfänger wartet länger, bis sich die E-Mail bei ihm öffnet.

Welche Alternativen haben Sie? Folgenden Sie dem Schema:

  1. Ist in dem Anhang eine einzelne Information enthalten, die der Empfänger erhalten soll? Dann schreiben Sie genau diese Information in den Nachrichtentext.
  2. Handelt es sich um eine Präsentation oder ein Nachschlagewerk, dass den Empfänger in genau der Weise erreichen soll, wie Sie das Dokument sehen? Verwenden Sie das HTML- oder PDF-Format. Installieren Sie sich ggf. einen PDF-Erzeuger, der aus Ihren Word- oder PowerPoint-Dateien PDF-Dateien erstellt. Bspw. PDF-Creator (deutsch) oder pdf995 (englisch).
  3. Handelt es sich um ein offizielles Schreiben und Sie wünschen sich den entsprechenden Briefkopf und die Unterschriften? Dann stellen Sie sich folgende Frage: Das Transportmedium E-Mail lässt sich leicht manipulieren. Allein der Briefkopf und eine grafische Unterschrift erhöhen nicht die Authentizität der E-Mail und der Informationen. Ist es nun notwendig, wirklich diese Spielereien an mehrere Leute zu versenden? Wenn nicht, dann folgen Sie den Hinweisen im ersten Punkt. Bestehen Sie auf einem vorgegeben Layout, benutzen Sie im Ausgangsdokument eine eingescannte Unterschriftengrafik und erstellen Sie dann eine PDF-Datei. Diese Datei ist sehr klein, maschinenlesbar, durch Menschen mit Behinderung lesbar und hat genau den von Ihnen gewünschten Aufbau. Verfallen Sie nicht auf den Gedanken, das Dokument auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und dann als PDF-Datei zu versenden. Diese Dateien sind nicht durch Menschen mit Behinderungen lesbar und verbrauchen ein Vielfaches an Übertragungs- und Speicherkapazitäten. In vielen Fällen ist es auch möglich, die Informationen aus der Originaldatei zu kopieren und in der Nachricht einzufügen. Dabei werden die Informationen automatisch in HTML-Informationen umgewandelt.
  4. Handelt es sich um eine Vorlage, Formular oder Tabelle, die ausgefüllt werden muss, oder um eine größe Informationsquelle, die der Empfänger auswertet, dann können Sie die Datei in der Form anhängen.

Weiterleiten

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, löschen Sie alle Teile, die für den Empfänger nicht relevant sind, bspw. wer die E-Mail bereits erhalten hat. Vermeiden Sie außerdem, sich in die Reihe derer zu stellen, die eine E-Mail weiterleiten mit der Ergänzung: »Zur Kenntnisnahme«. Der Empfänger wird die E-Mail sowieso lesen. Vorausgesetzt, der muss nicht erst vier Bildschirmseiten nach unten blättern, um zu erfahren, wer die E-Mail abgesendet hat und welche Information sie enthält.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein Dokument auf Papier und müssen dieses weiterleiten. Jeder, der das Dokument erhält, setzt noch ein Blatt davor mit dem Hinweis, wie wichtig das dahinterhängende Dokument ist. Dies ist für zwei "Deckblätter" noch lustig, aber würden Sie erst fünf Seiten nach hinten blättern, bevor das tatsächliche Dokument erreicht ist?

Weitere Informationen:

Sicherer E-Mail-Verkehr

Informationen dazu auf Seite 2.